האירוע שלכם צריך להתקיים באולם אירועים שיוכל לענות על הקריטריונים שלכם. אתם קובעים את הסטנדרט שבו הכנס, האירוע המשפחתי או האירוע השקה תיערך, ומכאן ועד למציאתו של אולם אירועים פנויים רק מתחילה. אתם יודעים שאתם רוצים למשל אולם אירועים בצפון, אתם אפילו יודעים שאין צורך במקום ענק, יש לכם אירוע לחמישים אנשים ואתם זקוקים לו בתוך זמן קצר. מה עושים בשביל למצוא אולמות אירועים פנויים בסטנדרטים שלכם ועל פי התנאים שלכם? סביר להניח שפונים לאתרים שיעשו זאת בשבילכם באופן שיטתי ויחסכו לכם זמן.
תיאום ציפיות ותאריכים
ידוע, כי ככל שהאירוע מתקרב, המחיר יהיה גבוה יותר. גם בגלל שסביר להניח שלא תמצאו עוד אולמות אירועים פנויים בסביבת התאריכים – ולא רק זה, אלא גם לתאם ביחד עם כל אנשי המקצוע האחרים – התקליטן, התאורן, הקייטרינג ועוד. ככל שהתאריך רחוק יותר, יש הזדמנות לתאם עם כל אנשי המקצוע את התוכניות וגם לזכות לתשובה חיובית מכמה שיותר מוזמנים.
גן או אולם?
מי שלא מצא אולם אירועים פנוי בתאריך הרצוי, יוכל לפנות לגני אירועים – אולם העסק הזה נחשב ליקר יותר בדרך כלל – במיוחד כשמדובר בגן אירועים בקיץ. לכל בחירה יש את היתרונות שלה. גן אירועים יכול להיות רחוק יותר בדרך כלל ולכן פחות נוח להגעה (בשל הקרבה לטבע) ואילו אולם אירועים יהיה בקרבת העיר. לאולם אירועים יש את החדר המפואר שבו מתארחים בני הזוג, ולגן האירועים יש את הקסם שלו. לפעמים שווה להמתין לתאריך אחר בכדי לחגוג את האירוע דווקא באותו אולם אירועים.
השאלה התקציבית
התקציב הוא הרבה פעמים המגבלה בבחירת מקום האירוע. הרי אם לא היו אולמות אירוע פנויים לחמישים אנשים באותו תאריך מבוקש (נניח שזה לברית שחייבת להחגג באותו התאריך), סביר להניח שאפשר היה לבחור אולם מרווח יותר וגדול. על כן, רצוי להתחיל לחפש בשלב המוקדם ביותר אולמות אירועים פנויים ולשריין אותם לפני שיהיה להם ביקוש.
