אירע מוצלח הוא פרי הכנות מקדימות ותכנון. פעמים רבות מדובר בתכנון והפקה של חברת הפקות, אבל ישנם אנשים רבים שאוהבים "לקחת את העניינים לידיים" ולבחור בעצמם את המרכיבים המוצלחים של האירוע. למעשה, כדי שהוא יהיה מוצלח יש לפרק את מרכיבי האירוע לגורמים ולהתחיל לתכנן ולהתרוצץ, לעשות טלפונים, לגלוש באינטרנט ומה לא. הבחירה הופכת לקשה יותר ויותר במיוחד בתקופה כמו של היום, כשישנם עסקים כה רבים בקרבת היעד, שמסוגלים לענות על הצרכים המיוחדים שלכם ושל המוזמנים, וככל שבודקים יותר נחשפים ליותר כאלו. אז מה עושים?
איך למצוא אולם או גן אירועים?
יש בדרך כלל תקופה של מספר חודשים שמפרידה בין הידיעה שעומדים להתחתן ועד לתקופה שבה מעוניינים להתחתן. באותה התקופה (בשלבים הראשונים) רצוי להיות "עם האצבע על הדופק" ולהתעניין אצל כל מי שהיה באירוע (בר מצווה, כנס מטעם העבודה, מסיבה ואפילו פאב) אם יש המלצות ורשמים חיוביים מהחוויה. אפשר כמובן לנסות ולחפש באתרים להשוואת מחירי גני אירועים ולאתר 2-3 מקומות פוטנציאליים.
איך יודעים שזה מתאים?
אתם רוצים לשלב אוירה של טבע לדוגמה, אבל לא בטוחים שזה יתאים לדודה חווה שצריכה להגיע עם הרכב קרוב מאוד כי קשה לה ללכת? חייבים להתחשב, אם רוצים שכולם יקחו חלק באירוע. צריך לוודא שקיימים כל המרכיבים שמובילים להצלחה – כמו למשל פינת עישון מיוחדת או מרפסת, אוורור נכון, אקוסטיקה נעימה, יש מקום לתלות בלונים או לירות זיקוקי דינור ויש גישה נוחה לשירותים.
לרדת עד לפרטים הטכניים הקטנים
אם המשימה הוטלה עליכם, ואין לכם אפשרות או רצון לעבוד עם חברת הפקות בתחום, חשוב להגיע עד לפרטים הקטנים ולא רק לדאוג לאולמות אירועים מעוצבים: לבחור גם חברת קייטרינג (האם המקום מציע זאת בהנחה?), תקליטן (יש כזה תקליטן שהמקום עובד איתו?), תאורן, צלמים, אמנים לחלק האמנותי של המופע וסידור לפרחים.
